Материалы для распространения на выставке: что, зачем и для кого. Чек-лист.

В прошлой статье мы открыли вам главный секрет эффективного участия в выставке, который, хотя и лежит на поверхности, но почему-то не всегда очевиден: к выставке нужно готовиться. К тому же, готовиться заранее.

Однако все старания могут «сойти на нет» по одной простой причине: потенциальный клиент забудет о вас. Посетители выставки получают максимум информации в минимально короткие сроки. Поэтому ваша задача - сделать так, чтобы клиент вас запомнил. По статистике, решение о заказе или заключение договора принимается еще в течение 3 месяцев после происшествия.

Сегодня мы расскажем про необходимые для работы на выставке печатные материалы, полиграфическую продукцию и сувенирку. Сразу скажем, почему об этих вещах надо думать аж настолько заранее - за несколько месяцев или даже полгода до выставки. Практически существует два варианта подготовки материалов для работы на выставке - за 4-5 месяцев до ее начала, или же за 1-2 недели. Каждый из вариантов имеет свои преимущества и недостатки. И даже не будем вспоминать тот случай, когда выставка уже завтра, а вы вспомнили о буклетах сегодня в 18.00. Если вы воспользуетесь нашими советами, этого не произойдет!

ЗА 4-5 МЕСЯЦЕВ

Плюсы:

- У вас есть достаточно времени, чтобы взвешенно решить, какую же продукцию и сколько вы планируете взять на выставку.

- У вас достаточно времени, чтобы тщательно разработать дизайн продукции.

- У вас опять же достаточно времени, чтобы кардинально изменить решение и качественно підготовиться в соответствии с новой концепцией.

Минус только один:

- Даже если вы приняли окончательное решение, зарекрутировали самого лучшего дизайнера и выбрали самую профессиональную типографию, за месяц до времени икс может произойти какое-то непредвиденное событие (изменения в законодательстве, ноу-хау в производстве, землетрясение), на которое ваша компания просто не будет иметь права не отреагировать. И тогда все эти «взлелеянные» материалы, заботливо упакованные и подписанные, разложенные в алфавитном порядке в подсобке (или кабинете у генерального), станут неактуальными. Жаль и времени и денег.

ЗА 1-2 НЕДЕЛИ

Плюсы:

- Вряд ли за такой короткий период произойдет что-то настолько масштабное, чтобы ваша продукция стала неактуальной.

- За предыдущие месяцы подготовки ваша «выставочная концепция» станет настолько конкретной, что времени на обдумывание и дизайн полиграфии будет потрачено значительно менше.

- доставку продукции можно заказать сразу на выставку

Минус:

- А где гарантия, что у вашего контрагента не произойдет форс-мажор, не привезут 1000 записных книжек с чужим логотипом, на бейджике генерального не будет ошибки в ​​фамилии, а о прайсах вы вообще забыли? Времени на исправление уже не будет.

Чтобы избежать вышеперечисленных проблем, наш совет (как компании,которая уже более 25 лет ежегодно организовывает десятки масштабных выставочных мероприятий): тщательно продумайте концепцию, утвердите дизайн, выберите и договоритесь с типографией, распечатайте образцы и ... положите это все в папку на рабочем столе. Если не произойдет ничего непредвиденного, за 2-3 недели до выставки одним кликом (письмом, звонком) даете отмашку на печать.

Теперь к конкретике. Вот перечень того, что вам может понадобиться непосредственно на выставке:

МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ СТЕНДА:

Баннеры, плакаты, оракал, ролл-апы.

Эти вещи используются для визуального оформления стендов. Конечно, они нужны только для стендов стандартной застройки - такие стенды имеют классические белые стеновые панели и название компании стандартными буквами на фризе. На этом оформление от организатора заканчивается, поэтому о привлечении внимания к стенду нужно заботиться самостоятельно.

Баннеры и плакаты можно развесить собственноручно, это не требует особых навыков. Обратите внимание, для баннеров требуется дополнительное крепление, а плакаты нельзя приклеивать клеем или двусторонним скотчем - эти материалы портят стеновые панели.

Оформление оракалом выглядит значительно эстетичнее, однако обычно для его нанесения нужно обратиться к специалисту. Организаторы предоставляют такую ​​услугу, если заказать ее предварительно.

Ролл-апы - очень популярный вариант. Мобильная конструкция Roll Up легко сворачивается и хранится в сумке-тубусе до дальнейшего применения. Легко переносится и монтируется без дополнительных навыков.

ОТДЕЛЬНЫМ ПУНКТОМ - БЕЙДЖИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Обязательно нужно подготовить именной бейдж для каждого сотрудника, участвующего в выставке. Ведь вашим будущим клиентам гораздо приятнее будет вести диалог, сразу обращаясь по имени и зная должность представителя.

РАЗДАТОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Раздаточные материалы - это все то, что вы на вашем стенде раздаете посетителям. Раздаете по трем причинам:

- чтобы о вас вспомнили после выставки;

- чтобы вспомнили не только ваше название, но и что вы делаете и чем можете быть полезны;

- как «громоотвод» для случайных прохожих. Недорогая сувенирка или сэмплы помогут вежливо выпроводить нецелевого посетителя (ваше время на выставке слишком дорого стоит, чтобы тратить его на ротозеев).

Обычно «раздатку» делят на информационную (в основном бумажную) и промо (всевозможные полезные и не очень брендированные сувениры).

Сувенирная продукция: Ручки, блокноты, чашки, футболки, бейсы, магниты и т.д. Конечно, с вашим логотипом. Отдельно скажем только о брендированном пакете (бумажный или полиэтиленовый, второй - дешевле). В отличие от ручки или магнита, которые спрячут в тот же пакет, его будет видно всем. Передвигаясь по выставке, посетители фактически будут рекламировать ваш стенд по всей ее территории и еще по дороге с выставки (а может, еще в одном-двух супермаркетах на следующей неделе).

Информационные раздаточные материалы:

-          Краткая презентация преимуществ и новинок в печатном виде (листовки, буклеты) и в виде ссылки на файл

-          Коммерческое предложение с вариациями (для торговой сети / дистрибьютора) - тоже в виде листовки или буклета

-          Прайс

-          Тезисы, цифры, факты о компании.

-          Анкета для потенциального клиента.

-          Подсказка-листовка, где купить ваш продукт.

-          Визитки (разные, у каждого своя цель).

-          Сэмплы (бесплатный образец продукции)

-          Журналы, каталоги, альбомы

Краткая презентация и коммерческое предложение

Могут быть в виде простой листовки А4, которая содержит необходимый минимум, позволяет быстро пообщаться и вручить в руки. Или в виде шикарного буклета или даже журнала на дорогой бумаге. Прежде чем выбирать второй вариант, неплохо подумать и о весе бумаги - особенно если вы планируете большой тираж.

Альтернативный вариант коммерческого предложения - обычный прайс.

И презентацию, и предложение можно выполнить в электронном виде и загрузить в ваш планшет. При желании получить презентацию - вы можете сразу перебросить вашему потенциальному клиенту на e-mail или в любой из мессенджеров. Но есть один минус. После трех рабочих дней вы можете не вспомнить, кому именно отправляли. Рекомендуем все письма сразу после того, как закончили контакт с лидом, пересылать на специальный sales@ что-то там ящик с темой письма, которая категоризирует лид: холодный / горячий, поставщик / сеть / реклама и т.д.

Прайс

Что касается зарубежных выставок, раздача прайса - это дурной тон. Обычно посетители оставляют свои визитки представителям компании, и те сбрасывают прайс на электронный адрес. У нас немного другая ситуация и к прайс-листам относятся вполне лояльно. Мы все же рекомендуем напечатать достаточное количество прайс-листов, на случай если посетитель серьезно заинтересуется вашим товаром, и захочет приобрести его на месте или сделать это в ближайшее время. И даже если участник выставки просто спросит вас о стоимости, вы не должны развести руками и извиниться за отсутствие цен. Прайс обязательно должен быть, а вот раздавать его или нет - дело каждой отдельной компании.

Тезисы, цифры, факты о компании

Достаточно 1 листа + ссылка на электронную версию. Это понадобится для журналистов.

Анкета для потенциального клиента

Фактически - это возможность задать те вопросы, которые действительно важны для определения ваш это или не ваш контакт. При оформлении - оставьте место для прикрепления визитки. И зафиксируйте 10-15 вопросов.

Альтернативой может быть - опрос для проведения исследования по итогам дегустации продукции.

Подсказка-листовка, где купить ваш продукт

Буквально - в таких-то сетях или интернет-магазине. Да, выставка для бизнеса, но не забывайте и о конечном потребителе - помогите им купить после выставки заинтересовавшую их продукцию.

Визитки

Да, сейчас диджитализация, но экономьте ваше и чужое время - дать визитку удобнее. Сделайте РАЗНЫЕ ВИЗИТКИ. Для тех, кто вас заинтересовал (визитки конкретного сотрудника с личными контактами), и тех, кто не очень заинтересовал, но настойчиво просит контакт (визитки компании, с общей корпоративной почтой и телефоном).

Сэмплы (бесплатный образец продукции)

Актуальные для производителей тканей и фурнитуры, а также детского питания, косметики и средств гигиены. Однако можно подготовить сэмпл с мини версией детского конструктора или куклу в одежде от производителя. Достаточно затратный вариант, наравне с альбомами и каталогами, поэтому производится в ограниченных количествах.

Журналы, каталоги, альбомы

Каталоги и журналы - объемные материалы, которые дают возможность подробнее рассказать о вашем товаре, «притянуть» потенциального покупателя. Альбомы - затратный и наименее популярный вид. Используются они конкретно для VIP-персон. Цель альбома - рассказать историю компании, познакомить с ее сотрудниками, и донести все преимущества.

Главное правило при подготовке материалов для выставки - не нужно печатать и производить абсолютно все. Каждая компания самостоятельно выбирает свою «золотую середину» - в соответствии с целями и бюджетом. Обычно, этим занимается руководитель маркетингового подразделения.

Совет от организаторов BABY EXPO и Children's Fashion Fair: минимально нужно иметь два типа раздаточных материалов: визитки и листовки или буклеты.

Рекомендуем прочесть нашу предыдущую статью рубрики - «Очевидное не очевидно. Главный секрет успешного участия в выставке».

В ближайших следующих статьях мы расскажем: как подготовить персонал стенда, какие есть группы посетителей стенда и как с ними общаться, как рассказать вашим потенциальным клиентам о том, что вы принимаете участие в выставке и пригласить их на стенд.